Trotz WhatsApp und Co. sind und bleiben E-Mails ein wichtiges Kommunikationsmittel – besonders aus dem beruflichen Leben sind sie nicht wegzudenken. Umso wichtiger ist es, professionelle E-Mails bestmöglich zu verfassen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen hier.
Höflichkeit, Respekt, Klarheit – besonders in der Arbeitswelt sind diese Werte nicht zu vernachlässigen. Und wie eine
repräsentative Studie von WEB.DE und GMXbeweist: Eine gute E-Mail will gekonnt sein!
Denn nichts nervt die Deutschen beim Mailen mehr als eine nichtssagende Nachricht (64 Prozent). Und auch Fehler beim Betreff machen sofort einen negativen Eindruck (31 Prozent). Wenn Sie zu den 71 Prozent gehören, die sich bereits einen Patzer beim Verschicken einer E-Mail geleistet haben (z. B. an die falsche E-Mail-Adresse versendet haben), wissen Sie aus eigener Erfahrung: Sowas kann ganz schön peinlich werden!
Daher stellt sich nun die Frage: Eine gute E-Mail – wie geht's richtig?
Über folgende Punkte sollten Sie sich bei jeder E-Mail Gedanken machen:
Sind die Informationen in meiner E-Mail für den Empfänger/die Empfängerin relevant?Jeder von uns hat täglich mit einer großen Flut an Informationen zu kämpfen. Daher gilt: Eine E-Mail, die unwichtig ist, gehört gar nicht erst versendet. Sie raubt dem Gegenüber Zeit und Nerven. Die Überlastung durch E-Mails kann vermieden werden, indem Sie auf unnötige Belanglosigkeiten, Weiterleitungen und Kettenbriefe verzichten. Besonders letztere können übrigens Falschinformationen beinhalten – verwirrend und ärgerlich für den Empfänger/die Empfängerin Ihrer E-Mail.
Nutzen sie daher auch CC und BCC sparsam. Mehr Tipps zu CC und BCC finden Sie hier.
Nur wichtige E-Mails mit hoher Priorität markierenPriorisieren Sie bitte nur inhaltlich besonders wichtige E-Mails mit der Priorität "hoch". Das funktioniert natürlich auch in Ihrem WEB.DE Postfach.
Korrekte Anrede – BeispieleDie Wahl der richtigen Anrede und Verabschiedung ist entscheidend für den professionellen Ton einer E-Mail. Vor allem, wenn Sie in Ihrer E-Mail erstmalig Kontakt mit Ihrem Gegenüber aufnehmen - z. B. bei einer Bewerbungs-E-Mail. Nutzen Sie die richtigen Worte, können Sie mit dieser kleinen aber wichtigen Formalität den Grundstein für eine weitere gute und erfolgreiche Kommunikation legen.
Beginnen wir also mit der korrekten geschlechtsspezifischen Anrede. Bei formellen E-Mails wäre dies:
Haben Sie keine konkrete Ansprechperson, so gehen Sie mit "Sehr geehrte Damen und Herren" auf Nummer sicher. Bei einer Arztpraxis wäre z. B. auch ein geschlechtsneutrales "Sehr geehrtes Praxis-Team" denkbar.
Apropos geschlechtsneutrale Anrede:
Siezen oder duzen?
Überlegen Sie sorgfältig, ob "Du" oder "Sie" angebracht ist. Hierbei sollten Sie insbesondere auf die gegebene Hierarchie und den Grad der Vertraulichkeit Rücksicht nehmen. In weniger formellen E-Mails – auch im beruflichen Umfeld – kann natürlich durchaus auch ein Du sinnvoll sein.
Die Verabschiedung am Ende der E-Mail trägt ebenfalls dazu bei, den richtigen Ton zu setzen. "Mit freundlichen Grüßen" ist eine sichere Option für formelle Kontakte, während informellere Mails mit "Viele Grüße" oder "Beste Grüße" abgeschlossen werden können.
Tipp:Soll Ihre E-Mail professionell wirken, z. B. bei beruflichen, ernsten oder bürokratischen Angelegenheiten, setzen Sie Ihre Signatur darunter. Name, Job-Titel etc. runden Ihre E-Mail ab. Die WEB.DE Hilfe erklärt Ihnen, wie Sie Ihre
Signatur selbst einrichten.
Der Stil: Kurz, prägnant und höflich:Eine höfliche und respektvolle Sprache ist entscheidend. Selbst wenn die Angelegenheit dringend ist, sollte der Ton stets professionell und höflich bleiben.
Formulieren Sie in ganzen Sätzen und das klar und verständlich, ohne unnötigen Fachjargon. Eine klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und ermöglicht es den Empfängern, Ihre Nachricht ohne Schwierigkeiten zu verstehen. Begründen Sie Aussagen, um Klarheit zu schaffen.
Halten Sie Ihre E-Mail kurz und prägnant. Ausführliche Romane sind zeitaufwendig zu lesen und lenken vom Wesentlichen ab. Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Höflichkeit und Kürze, um die Effektivität Ihrer Nachricht zu maximieren.
Wenn Ihr Anliegen etwas länger ist, setzen Sie nach vier bis fünf Zeilen einen Absatz.
Tipp: Setzen Sie Ihre E-Mail auf und speichern Sie sie
vorerst als Entwurf. Am Folgetag können Sie sich Ihre Nachricht dann noch einmal durchlesen und ggf. umformulieren.
Achtung: Vergessen Sie auf keinen Fall diese Basics!Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, ist es wichtig, die Grundlagen zu beachten. Deshalb hier noch einmal ein kurzer Überblick, worauf Sie vor allem bei geschäftlichen oder formellen E-Mails achten sollten:
Wichtig: Stellen Sie für den Fall Ihrer Abwesenheit (z. B. bei Krankheit) eine
Abwesenheitsnotizein.
Letzter CheckBevor Sie Ihre E-Mail endgültig versenden, nehmen Sie sich Zeit für einen abschließenden Check: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail alle erforderlichen Informationen enthält. Unvollständige Nachrichten können zu einem E.Mail-Ping-Pong führen. Überprüfen Sie die E-Mail außerdem sorgfältig auf Tippfehler und Unklarheiten, da diese Ihre E-Mail unprofessionell wirken lassen.
Tipp zum Schluss: Fügen Sie die Adressaten/Empfängerinnen Ihrer E-Mail erst ganz am Ende ein. So verhindern Sie, dass Sie die E-Mail versehentlich zu früh abschicken.
Sie möchten wissen, wie man eine gute Entschuldigungs-E-Mail schreibt? Dann empfehlen wir Ihnen
diesen Artikel.
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